返信用はがき撲滅!?QRコードで結婚式の出欠を確認する方法

こんにちは!ひろゆきです!
いきなりですが、誰も言わないので、言いますね。

返信用はがきって面倒くさいですよね!!笑

書く際のいろいろなマナーを気にしなくちゃいけないですし、なによりポストに投函するために外に出ないといけないです。
ポスト遠いですし…。
それに、最近「はがきアート」が流行ったせいで、「なんか素敵に描かないといけないかなぁ…」とか考えちゃったりします。

常識知らずで、字が汚くて、面倒くさがりで、絵画のセンスのない僕にはちょっとストレスです。

めでたいことだから全然いいんですけども、ちょっと面倒くさいですよね(笑)

そして、先日ついに、自分が新郎新婦側になりました。
ついに返信用はがきを求める立場になったのです!!

この作業で人様の時間を奪いたくない!!

と思いました。
人の時間を奪うのが嫌なんですよね…。

というわけで、僕たちひろさと夫婦は、返信用はがきのデメリットを改善するべく、全く別の方法で出欠確認を行いました

ひろさと風!新しい出欠確認の方法

僕たちが考えた、返信用はがきを用いない、新しい方法とは、

「Googleフォーム」+「QRコード」

です!

QRリプライ」とでも名付けましょうか(笑)

以下のように、招待状にQRコードを載せます。

このQRコードを読み込むと、こちらの出欠確認の登録フォームに飛ぶようになります。

関連リンク:ひろさと夫婦の結婚式出席確認フォーム

後はフォームに従って出欠や氏名、アレルギーの有無などを記入するだけで出欠確認が完了です!
1分くらいで終わりますね!

この方法、返信用はがきと比べて、以下の3つのメリットがあります。

  1. ゲストの手間を省ける。
  2. すぐ返信が来て、出席のリスト管理が簡単!
  3. 切手代分が節約になる

 

1.ゲストの手間を省ける。

先ほども書きましたが、所要時間は1分少々です。

返信用はがきだとまずマナーを確認し、間違えないように慎重に書いて、そして最後にポストに投函が待っています。
Webフォームなので編集出来ませんから「御」とか「芳」とかを消したり、「慶んで出席させていただきます」と気を遣って書いたりする必要もありません。
奪ってしまうゲストの時間は1分どころの話ではありませんね。
ゲスト目線に立つととってもありがたい方法なのではないでしょうか。

 

2.すぐ返信が来て、出席のリスト管理が簡単!

Googleフォームのいいところは、自動でリストの管理をしてくれることです。
登録してもらった情報はこのようにリスト化されます。
返信用はがきの場合、いちいちこのリストを作るのは手間ですよね。

※いろんなメッセージを一覧で見れて結構うれしいです(笑)

また、期日を過ぎても返事がない人に返答を求めると、すぐにこのリストに返答が反映されます。
はがきの場合だと届くのに数日かかりますよね。
期日を守れない人は重い腰を上げるのに数日かかったりしますからもっとかかるかもしれません。
出席確認はもちろん、アレルギーなどの確認は、新郎新婦からしてみるとなるべく早めに知っておきたい情報です。

郵送の「数日」が「一瞬」に変わるのはとてもありがたいことですよね。

 

3.切手代分が節約になる

返信用はがきの場合、切手が必要です。
はがきなので62円切手ですね。
しかし、この方法では切手を使わないので、少しだけ節約になります。

僕たちの場合100人規模だったので、単純に100を掛け算するとしたら6200円の節約です。
式全体にかかる費用から比べたら微々たるものかもしれませんが、大事ですよね。

6200円浮いたらちょっとお高いご飯を食べたりできるし、小物のグレードを挙げたりできます。
小さな節約を重ねることが大きな節約やグレードの高い式につながりますので無視はできませんよね。

「QRリプライ」で出欠確認をする方法

QRリプライ」のメリットをわかってもらったので、次に方法をお伝えします!
そんなに難しくないので、パソコンが得意ではない方でもやってみてください!

1.出欠確認用のGoogleフォームを作る

まずは登録フォームの作成です!
Googleフォームの作り方は以下の記事で詳しく説明しております!

関連記事:Googleフォームで招待状の送付先リストを楽して正確に作る方法

自分たちの前撮りの写真を使ったりするとオリジナル感が素敵ですよね。
題名は「☆Registration of Our Wedding Party☆」としました。
挨拶文は招待状にも書いてあるので入れませんでした。

また、質問内容はシンプルに、以下のようにしました。

  • ご芳名 →記述式(短文回答、必須)
  • ご出席/ご欠席 →ラジオボタン(必須)
  • 食物アレルギー →チェックボックス(任意)
  • その他、何かありましたら →記述式(長文回答、任意)

質問は返信用はがきに準拠した項目でOKです。
こちらを参考にしてください。

関連記事:ゲストの目線の返信用はがき!作るときに気を付けること

食物アレルギーは「特定原材料7品目+その他」でいいと思います。
アレルギーがない人がほとんどだと思いますので、任意の項目にしましょう。

ちなみに、「その他、何かありましたらご記入ください」の欄を設けておくと何か他に連絡があった場合に伝えてくれます。
また、以下のように連絡がない人でもメッセージを書いてくれる人がいます。

これが結構うれしいのです!(笑)
準備が忙しい時の励みになります。

 

2.フォームのURLをQRコードに変換

さて、お次はQRコードです。
実はQRコードはウェブで簡単に、しかも無料で作れます!

まずは作成したGoogleフォームのURLをコピーします。

次に、QRコードを作成するサイトに行きます。
「QRコード 作成」などで検索するといくつか出てくると思います。
僕たちはこちらを使用しました。

関連リンク:QRのススメ

URLを入れて作成ボタンを押すだけで作ることができます!

とっても簡単ですね。
画像を保存して完了です!
形式は「JPEG」か「PNG」でいいと思います。
色を変えたりアイコンを入れたりすることもできるみたいなので、興味があったらやってみてください。

 

3.招待状、または短冊に印刷

最後に印刷です!
印刷したらちゃんとスキャンできるか確認しましょう。
ちなみに僕たちは招待状に印刷しましたが、短冊に印刷して招待状の封筒に入れる。という方法もありかと思います。

封筒を開けたら短冊がばらばらーと落ちてくるのは僕たちの美学に反するのでやりませんでしたが、招待状を式場に頼んでいる人とかはそのような方法もありかもしれませんね。

 

4.注意点:「送り分け」が必要?

親戚は普通に返信用はがきがいいかと思います。
お年寄りも多いことですし、スマホを持っていない、QRコードを知らない人も多いです。

なので、招待状をQRコードありとなしで送り分ける必要があります。

一見手間に感じると思いますが、すぐに作り分けすることができ、全然手間になりませんでした。
QRコードの画像を貼るか張らないかの、わずかな差です。笑
返ってきたハガキを集計したり、まだ返信が来ない人にリマインドしたりすることのほうが手間に感じます。

ちなみに、職場の上司など、目上の人を招待する場合は自分との関係性によると思いますので、自己判断でお願いします!

QRリプライは時間を節約と心の余裕につながる

以上、ちょっとした工夫で、ゲストがポスト投函する手間や、自分たちが集計する手間を省くことができ、しかもちょっと節約になるというWin-Winな方法でした!
いかがでしたか?
この「QRリプライ」を実際に自分の結婚式の招待状で使った際、妻の友人から、

「いつもいちいちマナーを気にしたり、ポストに入れたりするのが面倒だったのでとても助かる!」

「何かのついでにポストに入れようと思ってて、ついつい忘れてしまい、いつも返信が遅くなってしまっていたから、これはすばらしい!」

とのお褒めのお言葉をいただきました!
うれしい!!

言葉にしないけど、面倒だと思っている人は結構いると思います。
それにゲストの時間を奪っている感覚がなく、出欠が勝手にリスト化されるので安心してほかの準備に取り掛かれるのでストレス軽減です!

周りに結婚式を控えている友人がいる方や、日ごろ、返信用はがき面倒だなーって思っている方がいましたら、周りに「QRリプライ」を教えてみてはいかがでしょうか?
この方法が広まったら、多くの新郎新婦やゲストの時間をすこしばかり節約できますね!

時間に余裕でき、心に余裕ができ、素晴らしい結婚式につながることを祈っております!

 

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