Googleフォームで招待状の送付先リストを楽して正確に作る方法

こんにちは、ひろゆきです。

結婚式の招待状の送付先リストを作成する際、普通にLINEやメールで友人に住所を聞いている人が多いと思いますが、こちらの記事で地道にやる方法を散々否定しました(笑)

関連記事:招待状の送付先リストを作るときの注意点と大きなデメリット

地道に住所を集めるという方法は簡単に言うと、

  • とにかく面倒くさい
  • 打ち込みミスが起こると失礼に値する
  • 故に打ち込む作業に気を遣う。

と、デメリットが多いのです。

なので、今回はひろさと夫婦が実践した、楽ができてミスがない方法をお伝えしようと思います!

 

住所の登録フォームを作ればすべてが解決する!

実は解決方法はとても単純で簡単です!

Googleで住所や氏名の登録フォームを作り、友人に自分の名前や住所を打ち込んでもらう

これだけです!

実はGoogleのサービスを利用すれば、登録フォームを簡単に作ることができます。

実際に見たほうが早いと思うので、僕たちが住所リスト作成のために作った登録フォームをこちらからご覧ください。

関連リンク:ひろさと夫婦が作った住所登録フォーム

そしてなんと、登録してもらった情報はエクセルのような形に自動でリスト化してくれるのです!

つまり、従来の方法のようにいちいちコピペしたり、名前を確認したり、郵便番号を自分で調べたりする作業が全くなくなります

そして自分で打ち込まず、ゲストの皆さんが自分で自分の名前や住所を打ち込むので、ミスが起こる可能性もほぼゼロです!
てか、自分の名前や住所を間違われたらどんな方法でも対処できません(笑)

なので、これから結婚式を控えている方々には本当に本当におすすめしたい方法です。

※ちなみに、調べてみると結婚式や二次会用の登録フォームを作ってリスト化してくれる無料サービスやサイトはありますが、無料の範囲内だとリストを確認する回数が5回とかに制限されているなど、使い勝手が悪いものが多いです。
なので、そんなに大変な作業ではないのでGoogleを使って自分で作るのをおすすめします。

というわけで、以下にGoogleでの登録フォームの作り方を説明していきたいと思います。
パソコンが得意でない方でも簡単にできる用に丁寧に書きましたのでぜひ試してみてください!

 

住所登録フォームの作り方

1. Googleアカウントの準備

Googleのサービスを使うので、まずはGoogleアカウントが必要です。

以下の記事で熱弁しておりますが、夫婦で共有のアカウントやメールアドレスを新しく作ることをおすすめします。
共有アカウントを使用することで、夫婦それぞれの携帯やパソコンから住所の登録状況を確認することができるようになります。

関連記事:夫婦共用のメールアドレスを作り、情報共有することのススメ

 

2. 登録フォームの作成とタイトルの編集

Googleにログインして、右上の四角形が9個並んでいるアイコンをクリックし、[ドライブ]を選択します。

以下のような画面になるので、[新規]→[その他]→[Googleフォーム]を選択し、新しいフォームを作成します。

すると、新しいフォームが作成されます。
以下のような画面が出るのでそれぞれ編集していきましょう。

①は登録フォームの題名です。僕たちの場合は、「Save The Date of Our Wedding Party」にしました。

②はご挨拶を書きます。ここでは、簡単なあいさつや住所を教えてほしい旨だけではなく、

  • 結婚式の日時
  • 住所入力の期限

も伝えておきましょう。

挨拶の文章を考えるのが手間だと思う人は、以下の文章を編集して使ってください。

ご無沙汰しております
私たち○○□□と△△(旧姓:◆◆)は 昨年○月に入籍し
○○年○月○日(○)に挙式をあげる運びとなりましたので ぜひご出席いただきたく存じます
詳細は後日正式な招待状にて ご案内いたしますので
以下のフォームにお名前ご住所をご記入いただけると幸いです (所要時間は1分程度です)

ご多用中とは存じますが ○月○日(○)までに ご登録のほどお願いいたします
当日お会いできることを楽しみにしております

○○ □□
   △△

 

3. フォームの中身を作成する

ここからはフォームの中身を作っていきます。

上の画像で、③には質問のタイトルを入力し、④で質問の回答のタイプを選択します。
また、⑤にチェックを入れると、回答を必須にすることができます。
質問を増やすときは、⑥を押してコピーするか、⑦のプラスマークを押します。
さらに、⑧を選択すると、質問の補足文を付け加えることができます。

僕たちの場合、質問は以下のようにしました。

  • お名前(姓)
  • お名前(名)
  • お名前(姓・フリガナ)
  • お名前(名・フリガナ)
  • 郵便番号 補足文→「(例) 2670013  (※〒記号やハイフンは省略願います)」
  • ご住所1 補足文→「(例) 千葉県○○市△△ 1-2-3」
  • ご住所2(マンション名等)  補足文→「(例) アンドロメダ春日101号室 (※無い場合は空白で構いません)」

回答のタイプはすべて「記述式テキスト(短文回答)」でいいと思います。
また、住所2以外は必須項目にしましょう。

 

4. ヘッダー(ページの上の部分)の色や写真を選ぶ

これで質問フォームの作成は終わりですが、デザインも大事ですよね。
元々のデザインだとなんか殺風景と思う人もいると思います。

以下のように、右上のアイコン群の左側にある[カラーパレット]を選択すると、ヘッダー部分の色を変更することができます。15色の中から選べます。

しかし、単色だとデザイン性に欠けると思うので、カラーパレットの右下の写真マークを選択すると好きな写真やイラストを選択することができます。

写真のマークを押すと以下のようになります。色々なテーマを選択することができます。

元々入っていたテーマ画像の中から選ぶ事もできますが、おすすめは[写真をアップロード]を押して、自分たち夫婦の写真を使うことです。
ひろさと夫婦は前撮りが終わっていたので、その写真を使用しました!

以下のように、ヘッダーは横長なので、それに適した画像を選ぶ必要があります。

自分たちの写真を使うとオリジナリティや自分たちらしさが出るので素敵ですよね。

5. フォームの完成!ゲストに登録フォームのURLを送信!

以上でフォームは完成です!

右上のアイコン群の左から二番目[プレビュー]を押すと実際にゲストから見た登録フォームのページが表示されますので確認してみてください。

ゲストにフォームのURLを送りたいときは、[送信]を選択し、[送信方法]で真ん中のリンクのマークを選択します。
出てくるURLをコピーして友達にメールやLINEで送ります。
URLは短縮したものを使うのがベターです。

また、友人が住所を登録してくれると、自分たちにメールが来るように設定することもできます。

フォーム作成画面で[回答]を選択し、右上の設定ボタンを押し、[新しい回答についてのメール通知を受け取る]にチェックを入れます。

これで全ての設定は完了です!
結婚式を執り行う旨と、住所登録フォームのURLを友人に伝えましょう!

ここで大事なのは、住所集めと同時に、挙式の日時を伝え、予定をあけておいてもらえるように伝えておくことです。
後で何度も連絡することがないように工夫しましょう!

 

住所リストの管理もカンタン!

ゲストの皆さんに登録してもらった住所を確認したい場合は、以下のように[回答]を選択し、緑色のアイコンをクリックします。

[新しいスプレッドシートを作成]を選択し、名前を記入するとスプレッドシート(Excelのようなもの)が作成されて、回答状況を見ることができます。

一度スプレッドシートを作成したら、Googleドライブのトップ画面、[マイドライブ]に解答一覧のスプレッドシートが保存されるので次回以降はそれを選択して確認することもできます。

作成されたリストはこのような感じで保存されます。

招待状の作成を式場に頼む場合はエクセルの形式で渡してほしいと頼まれる場合があります。

その時は、[ファイル]→[形式を指定してダウンロード]→[Microsoft Excel]の手順にてエクセル形式でダウンロードすることができます。

 

準備は楽をして、式の中身を詰める時間と余裕を確保してほしい

どうでしたか?
とても楽ができると思いませんか?

あたりまえですが、結婚式準備での「住所リストの作成」での頑張りは結婚式当日に反映されません
しかし、逆に、名前のミスなどがあった場合、それは目立ってしまいます。

結婚式当日までの時間は限りがありますし、共働きで式の準備をするカップルがほとんどではないでしょうか。
非効率な準備のせいで時間も体力も消耗し、肝心な中身を準備する時間や心の余裕を取れないなんて本末転倒です。

効率化できる作業は効率化し、時間や体力を節約して式の中身の話に時間を費やしましょう。そう心がけることが素敵な結婚式を挙げる第一歩かと思います。

 

旦那さんの活躍するチャンス!?

実はこの方法で住所を集め始めた際に、妻のもとに妻の友人からこんな連絡がありました。

この登録フォームいいね!旦那さんがやってくれたの?すごいね!優しいね!

しかも複数の友人から。
それを聞いてとても嬉しく、ニヤニヤしたり小躍りしたのを覚えております(笑)
僕が思うに、このようなフォームを作る作業ですが、旦那さんの方が詳しかったり、得意な場合が多かったりします。

世の旦那さん、結婚式準備にコミットするチャンスです!

そして、花嫁の皆さん、旦那さんにコミットしてもらうチャンスです!

旦那さんは結婚式準備に参加でき、奥さんの友人に褒められます。
奥さんも、友人に自分の旦那さんを褒められたらとても嬉しいですよね。
そして何より面倒くさい作業が少なくなり、ミスの心配がなくなるのです!

Win-Win-Winってやつですね!
これから結婚式準備に取り掛かる方、この記事をパートナーにぜひ見せて話し合ってみてください!

結婚式の準備は住所リストを作る以外にも膨大にあります。
決めないといけない事もたくさんあります。
このような工夫や分担をして作業を軽減し、結婚式準備のスタートダッシュを華麗にきめてもらえたらと思います!

そして、この方法が全国に広まって結婚式準備のスタンダードになったらとても嬉しいですね。
全国のカップルのためにもみなさん拡散よろしくお願いします(笑)

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