結婚式二次会の出欠確認はGoogleフォームを使ってラクをしよう!

こんにちは、ひろゆきです。

友人を結婚式の二次会に招待する際、みなさんはどのよう招待していますか?
メールやLINEで日時や場所を送り、返信をもらう、というのが普通の流れかと思います。

しかし、僕はめんどくさがりなので、いちいち友人に出席か否かを聞いてリスト化している時間や体力がもったいないと思いました。
妻も僕も忙しかったので、その時間を二次会の中身を話し合う時間に使いたい

なので、僕たちひろさと夫婦はGoogleのサービスを用いて以下のような出欠登録フォームを作りました!

関連リンク:ひろさと夫婦の二次会出欠確認フォーム

このページのURLを友人に送り、必要事項を友人に書いてもらうだけです。
とても簡単に出欠を確認でき、リスト化することができました。

今回の記事ではその方法を紹介したいと思います。

二次会出欠登録フォームの作り方

では早速Googleフォームの作り方を書いていきます。
とても簡単なので、パソコンが苦手な方でも大丈夫です!

1.Googleフォームを新規作成する。

まず、Googleフォームを新規で作成します。
タイトルは「☆Registration of Our After-Party☆」としました。

具体的な作り方は、以前に紹介した、招待状の贈り先住所のリストをGoogleフォームで集める方法の記事に書いてあります。
パソコンが苦手な方にも作れるように丁寧に書いてあるので参考にしてみてください!
ヘッダーの画像を二人の写真とかにしたら雰囲気が良くなると思いますのでおすすめです!

関連記事:Googleフォームで招待状の送付先リストを楽して正確に作る方法

 

2.挨拶文を書く

挨拶文は二次会を行う旨と、その日時などの詳細情報を書きます。

情報量は多すぎず、少なすぎずの適度なものがいいと思います。
フォームに登録するという行為がゲストの負担になってしまわないように心がけるのが大事です。

僕たちは以下のような文面にしました。
文面を考えるのが面倒であれば、そのままコピーして編集して使ってください。

このたび 私たち○○□□と△△は昨年○月に入籍いたしました
つきましては ささやかではございますが 日頃よりお世話になっている皆様をお招きして 二次会パーティーを催すこととなりました

ご多用中とは存じますが ぜひお越しくださいますよう御案内申し上げます
当日お会いできることを楽しみにしております

 

日時:○○年○月○日(○) ○○:○○開場 ○○:○○開宴
会場:□□○○
場所:東京都○○区□□-□-□ (○○駅南口より 徒歩約△分)
地図:URLをここにはります
会費:□□円
大変恐縮ですが ○月○日までに本フォームより参加可否のご連絡をお願いいたします(所要時間は1分程度です)

○○ □□
△△(旧姓:□□)

 

3.質問を作成する

フォームの質問は最低限にし、ゲストの負担を減らしましょう。
住所など、必要のない情報は聞かないでいいのです。

ただ、男性と女性との間で会費に差をつける場合があると思います。
そのような場合は後で計算がしやすいように男女の質問欄を作ったほうがベターかと思います。
僕たちは男女一律で同じ料金にしたので質問しておりません。

というわけで、僕たちは以下の質問を作成しました。

  • お名前
  • お名前(フリガナ)
  • ご出席/ご欠席
  • ご連絡先(お電話番号)
  • その他 何かありましたらご記入お願いいたします。

お名前は短文回答の記述式テキスト、出席か否かはラジオボタンを使用します。

また、ご連絡先は、念のためのドタキャン対策です。
当日 開始時間を過ぎてもお見えにならない際は幹事より確認のお電話をさせていただく場合がございます
とのコメントを書いておくのがベターかと思います。
個人情報なので、必須項目にはしないようにしておきましょう。

最後に任意で何か書けるコメント欄(長文回答)を用意しておくと良いです。
ゲストが妊婦の場合や、遅れて参加してしまうことが分かっている場合などの都合を書いてもらうためです。
何もない場合でも、おめでとうのコメントをいただけることがあります。
都合が悪くて参加できない場合のゲストも、このコメント欄でおめでとうと伝えてくれたりして、なんともうれしいものです。

 

出席者管理の方法も簡単!

出席者の回答状況は、以下のように[回答]を選択し、緑色のアイコンをクリックします。

[新しいスプレッドシートを作成]を選択し、名前を記入するとスプレッドシート(Excelのようなもの)が作成されて、回答状況を見ることができます。
一度スプレッドシートを作成したら、Googleドライブのトップ画面、[マイドライブ]に解答一覧のスプレッドシートが保存されるので次回以降はそれを選択して確認することもできます。

作成されたリストはこのような感じで保存されます。

コメント欄におめでとうとコメントしてくれたりするのがうれしいです
僕の妻は旧姓も鈴木なので突っ込んでくれる友人もいます(笑)

また、このスプレッドシートは、Excel形式に保存することもできます。
[ファイル]→[形式を指定してダウンロード]→[Microsoft Excel]の手順にてエクセル形式で自分のパソコンにダウンロードできますのでエクセルで管理したい場合はダウンロードしましょう。

 

スプレッドシートは編集して受付に渡す

二次会当日は、受付を友人に頼む場合が多いと思います。
このまま渡すのではなく、受付用にリストを編集してから渡すのが相手のためかと思います。

欠席者の名前とか、タイムスタンプ、お祝いのコメントなどは必要ないですよね。
そのような情報を削除したり、名前をあいうえお順に並べ替えたりして、受付の作業が楽になるようにしてあげましょう。

ゲストや協力してくれる方への心遣いも準備の一つです!

Web招待状サービスもおすすめ!

最近は二次会や1.5次回の出欠管理をWebで行うことのできる招待状サービスも充実してきています。
こちらのサービスはすべて無料でWeb招待状を簡単に作ることができ、その後の出欠管理も簡単です!

LINEで招待できたり、会場の地図が自動で表示されたりと、便利な機能もたくさんあります。
デザインも充実しているのでこだわりたい方にはとっておきのサービスかと思います!

参考リンク:猫の招待状

 

おわりに

いかがでしたか?
いちいち友人に出欠か否かを聞いてリスト化している時間や体力がもったいなく思いませんか?

結婚式までの時間には限りがあります。
できるだけ省ける時間は省き、結婚式や二次会の中身を話し合うことに時間に費やしていただけたらと思います。

そうすればきっと良い結婚式や二次会になり、思い出に残る時間になるでしょう!
多くのカップルでこの方法を試してくれたらうれしいです!

ちなみに、二次会代行というサービスもあります。
結婚式の準備は大変なので選択肢の一つとして考えてみてもいいかもしれません。

参考リンク:2次会本舗

参考リンク:自己負担0円で理想の二次会ができる+【結婚式二次会幹事代行(二次会サポーターズ)】

この他にもサービスはあるので探してみてください。
二次会代行に関しては今後まとめるようにしたいと思います。

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